Преминот кон е-фактура претставува важен чекор во дигитализацијата на деловното работење. Наместо хартиени документи, компаниите ќе разменуваат електронски фактури преку националниот систем за е-фактура, што овозможува побрза, посигурна и поефикасна комуникација помеѓу деловните субјекти.
Иако на прв поглед изгледа како голема промена, креирањето и испраќањето на е-фактура не се разликува значително од досегашниот начин на работа. Со современ деловен софтвер, електронското фактурирање се одвива низ неколку јасни чекори, без непотребни дополнителни активности.
Во продолжение можете да видите како изгледа целиот процес – од креирање на е-фактура до нејзино успешно испраќање и следење на статусот.
1. Креирање на е-фактура
Првиот чекор е креирање на фактурата во деловниот софтвер. Се внесуваат сите задолжителни податоци, како купувачот, артиклите или услугите, количините, цените, даночните стапки, индикатори и останатите елементи што треба да ги содржи фактурата.
Пред испраќањето, препорачливо е да се направи кратка проверка на внесените информации. Со тоа се намалува можноста за грешки и се обезбедува е-фактурата да биде подготвена за понатамошна обработка.
2. Избор на е-фактурите за испраќање
По креирањето, фактурите се прикажуваат во листата на документи подготвени за испраќање.
Корисникот може да избере една или повеќе е-фактури и да ги испрати во еден чекор. Ова е особено корисно кога во текот на денот се изработени повеќе фактури, бидејќи нема потреба секој документ да се обработува посебно.
3. Испраќање на е-фактура
Откако ќе се изберат документите, се активира опцијата „Прати е-Фактура“.
Во оваа фаза системот автоматски ја подготвува е-фактурата за електронска размена, ја потпишува со електронски потпис и ја испраќа до националниот систем за е-фактура.
За корисникот, испраќањето на е-фактура се сведува на неколку едноставни активности, додека софтверот ги извршува сите потребни технички чекори.
Важно да се знае, еднаш испратена е-фактура не може да се испрати повторно. Ниту може да се менува содржината после успешно праќање кон системот за е-фактура.
Доколку во моментот на праќање има некоја неусогласеност со системот за е-фактура, корисникот добива точна порака каде да ја изврши потребната корекција.
4. Преглед на испратените е-фактури
По испраќањето, секоја е-фактура останува евидентирана во системот.
Во секое време може да се прегледаат испратените документи, датумот и времето на испраќање, потписникот, како и EUID (единствениот идентификациски број) што автоматски се доделува на секоја успешно обработена е-фактура.
Овој преглед овозможува лесно пребарување и целосна евиденција на сите испратени документи.
Влезните е-фактури исто така се евидентираат. Па така, освен преглед на испратени фактури, има и преглед на влезните е-фактури.
Преку едноставни акции може да се прифати/одбие влезна е-фактура, да се преземе PDF/ASIC, да се додели прифаќач ( лице од компанијата кое ќе биде задолжено за прифаќање/одбивање на влезните е-фактури), да се сними документ, да се следи статус, да се внесе одбивка на ддв.
5. Следење на статусот на е-фактурата
По испраќањето, секоја е-фактура добива статус што покажува во која фаза од обработката се наоѓа.
Во зависност од текот на обработката, статусот може да биде:
Нова
Испратена
Прифатена
Одбиена
Автоматски прифатена
Автоматски одбиена
Коригирана
Сторнирана
Евидентирана
Откажана
Следењето на статусите овозможува во секој момент да се провери дали е-фактурата е успешно обработена или е потребна дополнителна активност.
6. Како изгледа успешно обработена е-фактура?
По успешното испраќање и обработка, е-фактурата содржи дополнителни информации што ја потврдуваат нејзината автентичност.
На документот се прикажуваат QR код, EUID и податоци за датумот и времето на обработка. Благодарение на овие информации, секоја е-фактура може единствено да се идентификува и следи во текот на нејзиниот животен циклус.
Најчесто поставувани прашања:
Дали креирањето на е-фактура се разликува од креирањето на обична фактура?
Незначително. Корисникот ги внесува истите деловни податоци како и при стандардното фактурирање, додека софтверот ги извршува активностите поврзани со електронската размена.
Може ли да се испратат повеќе е-фактури одеднаш?
Да. Доколку се креирани повеќе фактури, тие може да се изберат и испратат во еден процес.
Како да знам дали е-фактурата е успешно обработена?
Статусот на е-фактурата се следи директно во системот. Во секој момент може да се провери дали документот е испратен, прифатен, одбиен или се наоѓа во друга фаза на обработка.
Што претставува EUID?
EUID е единствен идентификациски број што автоматски се доделува на секоја успешно обработена е-фактура. Благодарение на него, документот може лесно да се идентификува и следи.
Заклучок
Електронското фактурирање не значи целосно нов начин на работа, туку дигитално продолжение на процесот што компаниите веќе го познаваат.
Со соодветен деловен софтвер, креирањето, испраќањето и следењето на е-фактурите се одвива низ неколку едноставни чекори. Наместо дополнителна сложеност, компаниите добиваат подобра евиденција, поголема сигурност и побрза размена на деловни документи.
