Е-фактура во пракса

Што се случува со податоците по издавање на е-фактура?

Кај традиционалното фактурирање, моментот на испраќање најчесто значи крај на обврската. Фактурата е креирана, испратена и останува на примачот да ја внесе, провери и обработи.

Но, кај е-фактурата, овој процес е значително поинаков. Откако ќе се креира, фактурата не останува статичен документ, таа станува дел од динамичен систем на податоци.

Е-фактурата не завршува со испраќање. Токму тогаш започнува процес на обработка и валидација.

Како се движи е-фактурата?

Процесот вклучува неколку клучни чекори:

  • податоците од фактурата се структурираат;

  • се испраќаат до примачот и централен систем;

  • автоматски се читаат и обработуваат;

  • се врши проверка на точност и комплетност;

  • се евидентираат во системите на двете страни.Што значи ова за бизнисите?

  1.  

Овој начин на работа носи неколку важни придобивки:

  • елиминирање на рачно внесување;

  • намалување на дупликати и грешки;

  • усогласени податоци помеѓу сите страни;

  • подобра контрола и следливост.

Податоците не се само зачувани, тие се точни и синхронизирани.

Зошто е важна валидацијата?

Една од најголемите разлики кај е-фактурата е што не е доволно да се креира, мора да биде проверена и валидирана.

Ова значи дека:

  • неточни или некомплетни фактури се откриваат веднаш;

  • се намалуваат проблемите подоцна;

  • процесите стануваат поефикасни.

Е-фактурата не е само испратен документ. Таа е процес кој продолжува да работи и по испраќањето. И токму тука се создава најголемата вредност.

 

 


Како изгледа е-фактурата во секојдневната работа?

Од рачен процес до автоматизиран систем кој работи во позадина.

Во многу компании, фактурирањето е процес кој бара време и внимание.

Вклучува:

  • рачно внесување податоци;
  • проверка на информации;
  • испраќање и следење;
  • дополнителни корекции.

Овој процес не само што е бавен, туку е и подложен на грешки.

Како изгледа со е-фактура?

    Со воведување на е-фактура, процесот се трансформира:

    • податоците се повлекуваат автоматски од системот;
    • фактурата се креира без рачно внесување;
    • се испраќа директно до примачот;
    • се евидентира без дополнителни чекори.

    Процесот станува поврзан и континуиран.

    Каква е разликата во секојдневието?

      • помалку административна работа;
      • помалку прекини во процесите;
      • побрза обработка на фактури;
      • подобра организација на податоците.

      Вработените не трошат време на повторувачки задачи,туку се фокусираат на активности што носат вредност. А важно е да се напомене дека и трошоците за печатење и достава на хартиените фактури ќе бидат елиминирани.

      Какви промени трпи процесот?

        Процесот останува ист во суштина но, начинот на кој се извршува се менува.

        Од рачен во автоматизиран.
        Од изолиран во поврзан.

        Е-фактурата не е само техничка промена. Таа е промена во начинот на кој функционира бизнисот. И токму во секојдневната работа, таа прави најголема разлика.


        Кога Вие издавате фактура наместо добавувачот?

        Вообичаено, фактурата доаѓа од продавачот. Но, понекогаш има отстапки. Постојат ситуации каде што системот бара фактурата да ја креирате Вие.

        Кога се зборува за фактурирање, повеќето компании имаат јасна претстава:
        продавачот издава фактура, купувачот ја прима.

        Но, ова правило не важи секогаш.

        Постојат ситуации каде што системот бара фактурата да ја издаде – купувачот.

        Овој тип на документ се нарекува self-billed е-фактура (самофактурурање).

        Што значи тоа во практиката?

          Self-billed е-фактура е фактура којашто ја креира и поднесува купувачот, во име на добавувачот.
          Ова не е исклучок, туку дел од системот на дигитално и усогласено фактурирање.

          Со други зборови, не станува збор за избор, туку за правило во одредени ситуации.

          Кога се случува ова?

            Иако на прв поглед звучи невообичаено, ваквите ситуации се почести отколку што изгледа:

            • кога работите со странски добавувач;
            • кога плаќате на физичко лице;
            • кога има посредници, агенти или провизии;
            • кога добавувачот нема обврска или можност да издаде е-фактура.

            Во овие случаи, одговорноста за евиденција преминува кај вас.

            Зошто постои овој модел?

              Целта не е да се комплицира процесот, туку да се направи поконтролиран.

              Self-billed е-фактурата овозможува:

              • точна и усогласена евиденција;
              • избегнување на разлики во податоците;
              • целосна трага за ревизија;
              • јасна слика за секоја трансакција.

              Едноставно: системот не остава празнини.

              Што значи ова за бизнисите?

                Ова е моментот каде што е-фактурата престанува да биде „административна обврска“
                и станува дел од начинот на управување со бизнисот.

                Без соодветен систем:

                • процесите стануваат рачни;
                • ризикот од грешки се зголемува;
                • следењето станува сложено.

                Со систем:

                • секој чекор е автоматизиран;
                • податоците се синхронизирани;
                • процесот е контролиран.

                Е-фактурата не го менува само форматот на фактурата. Го менува начинот на којшто се создава, обработува и контролира. А во некои случаи го менува и прашањето, кој ја издава?

                Добрата организација не започнува со алатка –туку со разбирање на процесите. А кога процесите ќе станат јасни, решението доаѓа природно.