Со воведувањето на системот за е-фактура, процесот на фактурирање добива сосема нова димензија. Наместо документ чија единствена цел е да биде испратен до примачот, е-фактурата претставува структуриран електронски документ кој е наменет за автоматска размена и обработка помеѓу информациските системи на деловните субјекти.
Во пракса, тоа значи дека успешното издавање на е-фактура повеќе не зависи исклучиво од точноста на финансиските податоци. Подеднакво важни се структурата на документот, правилното пополнување на задолжителните полиња и неговата техничка валидност.
Структурата е основа на секоја е-Фактура
За разлика од традиционалната фактура, чиј визуелен изглед може да биде различен кај секоја компанија, е-фактурата се изработува според однапред дефинирана структура.
Структурата не го определува само изгледот на документот. Таа го определува начинот на кој секој поединечен податок е запишан, идентификуван и автоматски обработен од информациските системи.
Секој елемент од фактурата има однапред определено место, значење и формат. Благодарение на оваа стандардизација, системите можат без дополнително рачно внесување да ги препознаат податоците, да ги обработат и да ги користат во понатамошните деловни процеси.
Токму затоа, е-фактурата не треба да се гледа како електронска верзија на PDF документ, туку како структуриран електронски документ создаден за автоматска обработка на податоците.
Задолжителните полиња обезбедуваат точност и усогласеност
Секоја е-фактура мора да ги содржи сите задолжителни податоци пропишани со техничките стандарди и важечката регулатива.
Во зависност од видот на трансакцијата, тие опфаќаат информации како што се:
податоци за издавачот и примачот;
број и датум на фактурата;
датум на промет;
опис на производите или услугите;
количини и единици на мерка;
единечни цени;
даночни стапки и износ на ДДВ;
вкупни износи;
останати задолжителни деловни и даночни податоци.
Не е доволно овие информации само да постојат во документот. Тие мора да бидат внесени во точно определени полиња и во пропишаниот формат.
Секое поле има однапред дефинирано значење, правила за пополнување и услови за валидација. Само на тој начин информациските системи можат правилно да ги прочитаат и обработат податоците без дополнителна човечка интервенција.
Што претставува техничка валидност?
Еден од најважните поими во системот за е-фактура е техничката валидност.
Технички валидна е-фактура е документ кој е изработен во пропишаниот електронски формат и ги исполнува сите структурни и технички барања предвидени со системот за размена на е-фактури.
При техничката проверка се утврдува, меѓу другото:
дали документот е креиран според пропишаната структура;
дали сите задолжителни полиња се правилно пополнети;
дали податоците се внесени во соодветниот формат;
дали постои логичка усогласеност помеѓу сите елементи на документот.
Техничката валидност не ја потврдува деловната исправност на фактурата. Таа потврдува дека документот ги исполнува условите за успешно да биде разменет и обработен од информациските системи.
Испраќањето е почеток на процесот
Во традиционалното работење, испраќањето на фактурата најчесто претставуваше завршување на процесот од страна на издавачот.
Кај е-фактурата, испраќањето претставува почеток на нов процес.
По успешното креирање и техничката проверка, е-фактурата се доставува преку системот за размена на е-фактури, каде продолжува кон примачот за понатамошна обработка.
Во следната фаза се врши деловна проверка од страна на примачот, при што фактурата може да биде прифатена или одбиена со наведување на причината за одбивањето.
Со други зборови, техничката валидност е предуслов документот успешно да пристигне до примачот, додека конечната деловна одлука за негово прифаќање или одбивање се носи во следната фаза од процесот.
Улогата на софтверот
Софтверските решенија што се усогласени со барањата на системот за е-фактура имаат клучна улога во целиот процес.
Тие автоматски го креираат документот во пропишаниот формат, ги пополнуваат задолжителните полиња, вршат технички проверки и ја подготвуваат е-фактурата за успешно испраќање преку системот за размена.
Со тоа значително се намалува можноста за технички грешки, се забрзува обработката на документите и се обезбедува сигурна основа за понатамошните деловни процеси.
Во следниот текст ќе објасниме што се случува откако е-фактурата ќе пристигне кај примачот, како се спроведува процесот на валидација и во кои случаи фактурата може да биде прифатена или одбиена.
