Креирањето на е-Фактура е само првиот чекор во процесот на електронско фактурирање. За разлика од традиционалната фактура, која може веднаш да се испрати по нејзиното изготвување, кај системот за е-Фактура постои јасно дефиниран процес на проверка, потпишување и валидација пред документот да биде доставен до примателот.
Токму овој процес обезбедува сигурност, автентичност и доверба во електронската размена на фактурите.
Предуслов за користење на системот
За компанијата да може да испраќа и прима е-Фактури, потребно е претходно да биде регистрирана во системот на Управата за јавни приходи и да има овластен пристап за работа.
Дополнително, овластеното лице треба да располага со квалификуван електронски сертификат (токен), кој се користи за електронско потпишување на фактурите. Со електронскиот потпис се потврдува идентитетот на издавачот и се гарантира дека содржината на документот не е изменета по неговото потпишување.
Креирањето не значи и испраќање
Една од најважните карактеристики на системот е тоа што со самото креирање на е-Фактура таа не се испраќа автоматски.
Пред испраќањето, овластеното лице има можност да ја прегледа содржината на документот и да провери дали сите податоци се точни. Доколку се забележи одредена неправилност, таа може да се коригира пред фактурата да биде електронски потпишана и испратена.
Овој дополнителен чекор значително го намалува ризикот од испраќање неточни или нецелосни документи. Фактура што не ги исполнува пропишаните технички и задолжителни услови нема да биде доставена до примателот, туку ќе биде вратена на доработка. Дури по отстранувањето на сите недостатоци, процесот на валидација може успешно да продолжи и фактурата да биде испратена.
Компаниите кои користат софтверско решение интегрирано со системот за е-Фактура имаат дополнителна предност. Најголемиот дел од задолжителните податоци се преземаат автоматски од деловната документација и се внесуваат во соодветните полиња согласно пропишаниот формат. На тој начин значително се намалува потребата од рачно внесување, се скратува времето потребно за проверка на документот и се минимизира можноста за човечки грешки пред неговото испраќање.
Во процесот на електронско фактурирање важно е да се направи разлика помеѓу техничката валидација што ја врши системот и деловната одлука на примателот дали ќе ја прифати или одбие е-Фактурата. Овие два чекора имаат различна намена, но заедно обезбедуваат сигурна и транспарентна размена на документите.
Што се случува при испраќањето?
Откако фактурата ќе биде проверена и електронски потпишана, таа се доставува до централизираниот систем за е-Фактура.
Во оваа фаза системот врши техничка валидација на документот. Се проверува дали фактурата е изготвена согласно пропишаната структура, дали ги содржи задолжителните податоци и дали ги исполнува техничките услови за електронска размена.
Доколку при валидацијата се утврди дека документот не ги исполнува пропишаните правила, фактурата нема да може успешно да продолжи понатаму во процесот, сè додека недостатоците не бидат отстранети.
Што се случува кај примателот?
По успешно завршената техничка валидација, е-Фактурата станува достапна за примателот преку централизираниот систем.
Примателот има можност да ја прегледа фактурата и да постапи согласно пропишаните процедури. Во зависност од конкретната ситуација, фактурата може да биде прифатена или одбиена.
Прифаќањето на е-Фактурата преку системот претставува јасна евиденција дека документот е успешно примен и обработен од примателот. На тој начин значително се намалуваат недоразбирањата околу тоа дали фактурата е доставена, кога е примена и во кој статус се наоѓа, што придонесува за поефикасна наплата и поголема финансиска дисциплина помеѓу деловните партнери.
Зошто процесот на валидација е важен?
Иако процесот на валидација воведува дополнителен чекор во однос на традиционалното испраќање фактури, неговата цел е да обезбеди максимална сигурност и доверливост на електронската размена.
Проверката пред испраќање, електронскиот потпис, техничката валидација и евидентирањето на статусот на документот значително ја намалуваат можноста за грешки, неовластени измени и недоразбирања помеѓу деловните партнери.
Кога целиот процес, од издавање, преку електронско потпишување, па сè до испраќање и следење на статусот – се одвива во едно интегрирано софтверско решение, компаниите добиваат значително побрз, посигурен и поедноставен начин на работа. Наместо рачна проверка на секој документ, софтверот автоматски ги пополнува задолжителните полиња, ги намалува можностите за грешки и овозможува корисникот да се фокусира на своето работење, а не на административните процедури.
Токму затоа валидацијата не претставува административна формалност, туку важен механизам што обезбедува доверлива, сигурна и стандардизирана електронска размена на фактурите.
