Во последниов период, терминот е-фактура сè почесто се спомнува, но за многу фирми сè уште не е јасно што точно значи и што реално ќе се промени во секојдневното работење.
Овој текст има една цел: јасно да објасни што е е-фактура, зошто се воведува и кои компании ќе бидат засегнати. Да даде јасна слика, без комплицирани термини и без шпекулации.

Што е е-фактура?

Е-фактура во суштина значи дека издавањето, преносот и чувањето на фактурите се одвива електронски, во стандарден формат и во реално време, преку државна платформа. Нема хартиени фактури, нема физичко носење документи до сметководител, нема рачно препишување на податоци. Секоја фактура поминува низ централен канал, а податоците истовремено стануваат достапни за УЈП.

Е-фактурата е електронски документ кој ја заменува класичната хартиена фактура. Е-фактурата е електронска фактура со стандарден, структуриран формат, која:

• не е обичен PDF документ, тоа е документ со стандарден формат;
• не се испраќа само по меил, туку се разменува преку централен систем.

Со други зборови, е-фактурата е дел од поширок процес на дигитализација на деловните процеси, со цел:

• поголема точност;
• помалку грешки;
• подобра контрола;
• поедноставена администрација.

Зошто се воведува е-фактурата?

Воведувањето на е-фактурата не е изолиран чекор. Тоа е тренд што веќе со години постои во светот, Европа и регионот.
Целта не е да се комплицира работата на фирмите, туку:

• да се намали сивата економија;
• да се поедностави размената на документи;
• да се зголеми транспарентноста;
• да се скрати времето за обработка на фактури.

Е-фактурата не е тука за да го отежни работењето, туку постепено да го направи поедноставно и поуредено.

Кога започнува имплемантацијата на е-фактурата?

Имплементацијата на е-фактурата се очекува да оди постепено, во фази.

Токму затоа овој период е најважен – не за паника, туку за информирање и подготовка.

Кој е вклучен во процесот?

Е-фактурата директно ги засега:

• фирмите што издаваат и примаат фактури;
• сметководителите;
• софтверските системи што ги поддржуваат тие процеси.

Она што е сигурно е дека со текот на времето, сè поголем број компании ќе бидат опфатени. Затоа, дури и ако денес не сте директно засегнати, информирањето и подготовката се паметен чекор.

Каква промена е ова за фирмите?

Најголемата промена не е „издавањето фактура“, туку начинот на кој податоците се креираат и се движат.

За фирмите што веќе работат организирано ( користат софтверско решение), ова нема да биде драстична промена. За оние што сè уште имаат рачни процеси – ќе биде сигнал за подобрување.

Најдобри резултати имаат фирмите коишто од самиот почеток:

• се консултираат со својот сметководител;
• ги анализираат постоечките процеси;
• и навреме планираат промени.

Доколку сакате навремено и мирно да се информирате што значи е-фактурата за вашето работење, разговарајте со нас и информирајте се што значи е-фактурата за вашиот бизнис.

Кога се зборува за е-фактурата, најчестото прашање што си го поставуваат фирмите е:
„Што треба да направам сега?“

Воведувањето на е-фактурата не е само техничка промена. За многу фирми тоа значи нов начин на размислување, нови навики и појасна структура во работењето.

Добрата вест е дека подготовката не мора да биде комплицирана, ако се направи навреме и чекор по чекор.

Во продолжение ги издвојуваме најважните практични чекори што секоја фирма може да ги направи уште сега.

Разјаснете што точно значи е-фактурата за вашата фирма

Првиот чекор не е софтвер, туку разбирање. Наместо обид да се реши сè одеднаш, многу е поважно да се добие јасна слика за моменталната состојба: како се издаваат фактурите денес, кој е вклучен во процесот и каде најчесто настануваат застои или грешки. Оваа почетна анализа често открива дека дел од подготовката веќе е направена – само не е систематизирана.

Паралелно со тоа, корисно е секоја фирма да си постави неколку основни прашања:
дали фактурите се издаваат редовно и навреме, дали податоците се конзистентни, колку често има корекции и колку време одзема целиот процес. Овие прашања не се технички – тие се практични и помагаат да се разбере што навистина треба да се подобри.

Затоа е важно да знаете:

• дали издавате фактури кон други фирми;
• колку често фактурирате;
• дали имате повеќе продажни места или само едно.

Овие информации ќе ви помогнат полесно да го изберете соодветниот начин на имплементација.

Вклучете го сметководителот уште на почеток. Без разлика дали станува збор за внатрешно или надворешно сметководство, сметководителите се клучни во целиот процес. Тие:

• најдобро го познаваат вашето работење;
• знаат каде најчесто се јавуваат грешки;
• и имаат искуство со регулативи и рокови.

Пред да донесете каква било одлука, разговарајте со вашиот сметководител:

• како тие гледаат на е-фактурата;
• што би им го олеснило работењето;
• кои податоци им се најважни.

Најуспешните имплементации на е-фактура се оние каде фирмата и сметководителот работат како тим.

Проверете како моментално ги издавате фактурите. Направете кратка реална слика:

• Дали фактурирате рачно, во Excel или преку софтвер?
• Дали податоците се конзистентни (исти артикли, исти цени, исти даночни стапки)?
• Колку време ви одзема издавањето и проверката на фактури?

Е-фактурата бара поголема точност, но за возврат носи:

• помалку грешки;
• помалку доработка;
• помалку недоразбирања.

Колку порано ги средите основните податоци, толку полесен ќе биде преминот.

Следниот важен чекор е проверка на тековниот софтвер или начин на работа ( доколку користите).
Дали постојното решение може да се прилагоди на новите барања?
Дали податоците што се внесуваат се доволно прецизни и структурирани?
И, можеби најважно – дали софтверот ја олеснува работата или создава дополнителен товар?
Подгответе се технички – без брзање

Не секоја фирма има исти потреби. Некои ќе користат:

• постоечки софтвер со надградба;
• други ќе воведат ново решение;
• трети ќе започнат со поедноставен модел.

Важно е:

• решението да е усогласено со регулативата;
• да овозможува точни и навремени податоци;
• да не создава дополнителен товар за вработените.

Целта на оваа законска регулатива е да ја олесни работата, не да ја комплицира.

Оставете време за адаптација

И на крај, доаѓа прашањето што многумина го одложуваат: кога е вистинското време за акција?
Одговорот најчесто е – порано отколку што мислиме.
Не за имплементација по секоја цена, туку за информирање, тестирање и планирање. Фирмите што си оставаат време за адаптација, минуваат низ промената со многу помал притисок и со поголема контрола.

Подготовката за е-фактурата не треба да биде извор на нервоза.
Со јасен пристап, вистински прашања и навремена проверка на процесите, таа станува логичен и управлив чекор напред.

Како и секоја промена, и оваа бара време.

Планирајте:

• период за тестирање;
• време за прилагодување на вработените;
• простор за прашања и мали грешки.

Е-фактурата не треба да се доживува како закана, туку како можност:

• за почисти податоци;
• подобра комуникација;
• и појасни процеси.

Со навремена подготовка и консултација со нашиот тим, преминот може да биде мирен и логичен чекор напред.

Доколку сакате навремено и мирно да се информирате што значи е-фактурата за вашето работење, разговарајте со нас и информирајте се што значи е-фактурата за вашиот бизнис.

Е-фактурата во пракса: влијание, заблуди и реални очекувања

Кога се зборува за е-фактура, често се појавуваат: страв, претпоставки и полуинформации.
Во овој текст ќе се задржиме на реалното влијание на е-фактурата, ќе ги расчистиме најчестите заблуди, и ќе објасниме што значи ова за малите фирми и сметководителите.

Најчести заблуди околу е-фактурата

Една од причините зошто е-фактурата создава отпор е дезинформацијата. Еве неколку чести заблуди:

• „Ќе морам веднаш да менувам сè“
  Не. Воведувањето е постепено и има време за адаптација.
• „Ова е премногу комплицирано за мала фирма“
  Денешните софтверски решенија се токму наменети да ја поедностават работата, не да ја усложнат.
• „Ќе имам повеќе обврски“
  Во пракса, многу рачни чекори се намалуваат или исчезнуваат.

Кои фирми мора да користат е-фактура?

Обврската за користење на е-фактура не се воведува одеднаш и не е иста за сите фирми.

Воопшто земено, е-фактурата ги засега фирмите што:

• издаваат фактури кон други правни и физички лица;
• соработуваат со институции или други фирми ( добавувачи).

Како е-фактурата ќе влијае на малите фирми?

За малите фирми, секоја промена изгледа поголема отколку што навистина е. Но, освен промените во работењето важно е да се напомене дека воведувањето на е-фактурата носи и многу бенефити и тоа:

1. Е-фактурите заменуваат хартија со структурирани електронски податоци со автоматска обработка и помалку грешки.
2. Намалуваат трошоци за печатење, пошта и архивирање.
3. Ги прават плаќањата побрзи и го намалуваат административното време.

Најголемиот предизвик не е самата е-фактура, туку стравот од непознатото. Затоа е важно, кога се носи одлука за софтверско решение кое ќе го олесни процесот на имплементација на е-фактура, фирмите да имаат јасни информации и соодветна поддршка.

Подготовката не значи веднаш имплементација, туку јасно разбирање на обврските.

Што значи е-фактурата за сметководителите?

Постои и погрешна перцепција дека е-фактурата ќе ја намали улогата на сметководителите. Реалноста е спротивна.

Со е-фактурата:

• сметководителите добиваат поквалитетни податоци;
• се намалуваат техничките грешки;
• фокусот се префрла од внесување на податоци кон советодавна улога.

Сметководителите стануваат уште поважен партнер за бизнисите, особено во период на промени.

Реални очекувања

Е-фактурата не е магично решение, но:

• не е ни закана;
• не е ни нешто што треба да се одложува до последен момент.

Со правилна подготовка и соодветни алатки, транзицијата може да биде мирна, контролирана и без стрес.

Доколку сакате навремено и мирно да се информирате што значи е-фактурата за вашето работење, разговарајте со нас и информирајте се што значи е-фактурата за вашиот бизнис.