0

Спречете го ризикот од губење документи

 

Дигиталното работење значително го олеснува креирањето, уредувањето, споделувањето и архивирањето на деловните документи. Но, истовремено отвора едно важно прашање: што се случува кога документ ќе биде изменет или избришан?

Понуди, фактури, нарачки, договори, извештаи и интерни документи се дел од секојдневното работење на компанијата. Затоа, не е доволно тие само да бидат зачувани. Важно е да постои јасна евиденција за тоа кој имал пристап до нив, кој направил промена, кога е направена и што точно е изменето.

Бришењето на документот не ја брише одговорноста поврзана со неговата содржина. Токму затоа, следливоста на документите и контролата на корисничките пристапи се важен дел од добро организираното деловно работење.

Што значи добра контрола на документите?

Современ деловен софтвер треба да овозможи повеќе од едноставно чување на документи.

Историја на промени
Кога документот се менува, потребно е да постои евиденција за претходните состојби, како и информација кој корисник и кога ја направил промената.

Евиденција на избришани документи
Доколку документ е избришан, треба да остане запис за активноста, времето и корисникот кој ја извршил.

Кориснички улоги и овластувања
Не секој вработен треба да има исти можности за прегледување, уредување или бришење. Пристапите треба да бидат дефинирани според работните задачи и одговорностите.

Следење на активностите
За важните деловни податоци потребно е да постои јасен преглед на активностите и промените направени во системот.

Преглед на избришаните документи
Наместо избришаните документи едноставно да исчезнат, системот треба да овозможи нивна евиденција и преглед.

Овие функционалности не се дополнителен комфор. Тие се дел од контролата и сигурноста на деловните процеси.

Зошто е важна следливоста?

Документите често претставуваат основа за финансиски, оперативни и деловни одлуки. Во одредени ситуации тие се и доказ за тоа што било договорено, одобрено, испратено или променето.

Кога постои системска следливост:

  • секоја измена е евидентирана;

  • претходните верзии можат да се проверат;

  • бришењето остава запис;

  • активностите се поврзани со конкретен корисник;

  • пристапот до податоците е контролиран преку соодветни овластувања.

На овој начин, компанијата не зависи од индивидуална меморија, зачувани копии во различни папки или од тоа дали некој навреме испратил документ по е-пошта.

Каде настанува ризикот?

Кога документите се чуваат во различни табели, локални папки, е-пошта или на повеќе компјутери, контролата станува значително потешка.

Може да се појават ситуации во кои не е јасно која верзија е последна, кој направил одредена промена или дали документот бил намерно избришан или едноставно погрешно зачуван.

Тоа може да доведе до:

  • губење важни документи и информации,

  • користење погрешна или застарена верзија,

  • неможност да се утврди кој направил одредена промена,

  • недоразбирања меѓу вработени, клиенти или партнери,

  • отежната контрола на деловните процеси.

Затоа контролата на документите е најдобро да биде поставена пред да настане проблем, а не откако ќе треба да се утврдува што се случило.

Како Collab обезбедува контрола и следливост?

Во Collab, активностите поврзани со деловните документи се евидентираат во рамки на системот. Корисничките права овозможуваат да се дефинира кој има пристап до одредени податоци и кои активности може да ги извршува.

Историјата на промените и евиденцијата на избришаните документи овозможуваат дополнителна контрола кога е потребно да се провери што се случило со конкретен документ.

Наместо информациите да зависат од поединечни корисници, локални папки или дополнителни копии, компанијата има централизирана и контролирана евиденција.

Одговорноста не може да се избрише, но може да се следи

Добрата организација на документите не е само ИТ-прашање. Таа е дел од начинот на кој компанијата ги контролира своите процеси, ги распределува одговорностите и ги заштитува деловните информации.

Кога секоја важна активност е евидентирана, има помалку простор за недоразбирања и значително полесно може да се утврди што точно се случило.

 

Со Collab, секој документ има јасна историја, а компанијата има контрола врз информациите што се важни за нејзиното работење.