Бизнисот е сложен систем во кој секој процес има продолжение
Една продажба не започнува со фактурата, ниту завршува кога производот ќе излезе од магацин.
Пред неа можеби имало набавка, формирање набавна цена, прием на стоката, промена на залихата, понуда или нарачка. По неа следуваат испратница, фактура, евиденција на плаќањето и следење дали побарувањето е затворено.
Секој од овие чекори создава податок или документ што има влијание врз следниот.
Затоа деловното работење не се состои од одделни евиденции. Тоа е систем на поврзани операции.
Набавната цена не е секогаш цената од фактурата на добавувачот
Кај домашна набавка процесот може да започне со приемница со која се евидентира приемот на стоката.
Кај набавка од странство, пресметката може да биде значително посложена. Покрај вредноста на самата стока, во формирањето на набавната цена може да учествуваат и дополнителни трошоци како царина, транспорт, шпедиција и лежарина.
Тоа значи дека цената по која е купен артиклот и неговата конечна набавна цена не мора да бидат исти.
Оваа разлика е важна затоа што набавната цена понатаму станува дел од комерцијалната слика за артиклот. Ако дополнителните трошоци не се распределат правилно, компанијата нема точна основа за следење на реалниот трошок на набавката.
Во CollabBox, кај странските набавки е овозможено формирање на набавната цена преку распределба на трошоците за царина, транспорт, шпедиција, лежарина и други наименувања.
Со други зборови, системот не евидентира само дека стоката пристигнала. Го следи и финансискиот контекст во кој таа влегла во компанијата.
Залихата не е само бројка, таа е резултат на движења
Кога ќе кажеме дека на залиха има 100 парчиња од одреден артикал, гледаме само состојба во еден момент.
Но, до тие 100 парчиња можело да се стигне преку повеќе различни операции.
Залихата се зголемува со прием на стока. Се намалува со продажба. Артиклите можат да се вратат од купувач, да се пренесат од еден магацин во друг или од магацин во продавница и обратно. По попис може да биде потребна корекција, а причина за намалување можат да бидат и истечени рокови на траење или други утврдени разлики.
Кај производство логиката оди уште подалеку: одредени артикли или суровини се користат за производство на друг производ, според дефинирани нормативи или рецептури и преку работни налози за производство.
Затоа точната залиха не се добива со повремено внесување на конечната количина. Таа е резултат на правилно евидентирани движења.
Токму затоа е важна и материјалната картичка на артиклот. Таа не кажува само колку има во моментот, туку ја прикажува хронологијата на промените. Лагер-листата, пак, може да даде состојба денес, но и состојба на избран датум во минатото.
CollabBox ги поврзува овие движења во материјалното работење, така што состојбата на залихата произлегува од операциите што реално се случиле.
Понуда, испратница и фактура се различни фази од продажбата
Во секојдневниот говор сето ова често го сведуваме на „продажба“, но од деловен аспект се работи за различни чекори.
Понудата или профактурата му претходи на реализираниот промет. Со неа се дефинираат условите под кои се нуди одредена стока или услуга.
По прифаќањето на понудата, процесот може да продолжи со испратница и фактура.
Испратницата го евидентира движењето, односно испораката на стоката, додека фактурата го евидентира побарувањето кон купувачот.
Токму затоа во реалното работење не мора секоја испратница веднаш да значи и посебна фактура. Може да постојат нефактурирани испратници, а повеќе испратници можат да бидат опфатени со една фактура.
Во CollabBox може да се креираат нарачки од купувачи и кон добавувачи, понуди и профактури, а по прифаќање на понудата да се генерира испратница или фактура. Системот поддржува и фактурирање врз основа на издадена испратница, како и креирање една фактура од повеќе испратници.
Така документите не се само одделни записи. Секој има свое место во текот на продажниот процес.
Издадена фактура не значи завршена продажба
Со издавањето на фактурата се создава побарување. Но, тоа не значи дека парите се наплатени.
Тука започнува следниот дел од процесот, а тоа е следење на плаќањето.
Кога купувачот ќе плати, плаќањето треба да се евидентира и да се поврзе со соодветното побарување. Додека тоа не се случи, износот останува отворена ставка.
Токму евиденцијата на отворени ставки овозможува да се разликува фактурираниот промет од реално наплатените побарувања.
Ова е важна разлика: компанија може да има значителна продажба на хартија, а истовремено да има голем износ на ненаплатени побарувања.
CollabBox овозможува евиденција на плаќањата од купувачи и кон добавувачи, креирање изводи и налози за плаќање, како и евиденција на отворените ставки.
На тој начин продажбата и наплатата се следат како поврзани, но различни делови од истиот процес.
Извештајот е последица на начинот на кој се водело работењето
Квалитетот на информацијата која ја дава извештајот зависи од сè она што претходно сме го евидентирале при извршување на деловните процеси. Секој квалитетен податок ја зголемува вредноста на информацијата која ја добиваме.
Ако секој прием, продажба, пренос, поврат или корекција на артиклот е правилно евидентиран, може да се добие неговата материјална картичка и состојбата на залихата на определен датум.
Ако продажните документи се евидентираат низ системот, продажбата може да се анализира според различни критериуми, на пример: продавач, смена, период или група на артикли.
Дури и избришаната информација може да биде важна за контрола. Извештајот за избришани ставки во CollabBox овозможува да се провери кој документ или ставка биле избришани и од чија страна.
Тоа покажува една важна разлика меѓу обичното внесување податоци и системското водење на работењето:
Податокот не служи само за операцијата што се извршува во моментот. Тој подоцна станува дел од информацијата врз која се следи и анализира работењето.
Сè е дел од едно поврзано работење
Набавна цена, приемници, залиха, нормативи, работни налози, понуди, ценовници, испратници, фактури, плаќања, отворени ставки, материјални картички и извештаи.
Поединечно, секој од овие процеси може да се научи и организира.
Вистинската сложеност започнува кога треба правилно да функционираат заедно, секој ден, со повеќе артикли, купувачи, добавувачи, документи и корисници.
Токму за тоа постои деловниот софтвер.
CollabBox ги опфаќа материјалното и комерцијалното работење во еден web-базиран систем – од шифрарници на артикли и коминтенти, преку набавка, производство и продажба, до плаќања и извештаи.
Но поврзаното работење не значи само процесите да бидат дел од ист систем. Важно е информациите и функционалностите да бидат достапни и таму каде што реално се одвива работата.
Бидејќи CollabBox е web-базиран, пристапот до системот не е врзан за конкретен компјутер или работно место. Може да се користи од различни уреди, независно од оперативниот систем, со пристап преку интернет. Така работењето може да продолжи од канцеларија, од друга локација или кога е потребен пристап надвор од вообичаеното работно место.
Наместо компанијата одделно да ја гради и одржува логиката зад секој од овие процеси, системот овозможува тие да се водат како делови од едно поврзано работење.
Затоа вредноста на деловниот софтвер не е само во тоа што некоја операција се извршува побрзо или што системот е достапен од различни локации.
Вредноста е во тоа што информацијата е достапна кога е потребна, а следниот чекор веќе има на што правилно да се надоврзе.
