Во повеќето компании постои јасна евиденција за тоа кој каде работи: работно место, сектор, стаж, работно време, одмори и отсуства. Денес голем дел од овие информации може едноставно да се организираат преку HR софтвер, но добрата HR организација не завршува со уредна евиденција.
Вистинското прашање е што се случува зад податоците: што точно може да направи секој од тие луѓе, кои информации му се потребни, до кои податоци има пристап, што може самостојно да одлучи и каде завршува неговата одговорност?
Токму тука започнува разликата меѓу евиденција на вработените и вистинско управување со нивните улоги во организацијата.
Работното место не ја кажува целата приказна
Називот на работното место ни кажува каде е позициониран вработениот во организацијата, но не секогаш и како неговата работа изгледа во пракса.
Двајца вработени може да имаат слична позиција, а различен обем на одговорности. Еден може самостојно да донесува одредени одлуки, додека друг треба да побара одобрување. Еден треба да има увид во поширок сет деловни информации, друг само во податоците потребни за неговите задачи.
Затоа современото разбирање на улогата оди подалеку од описот на работното место.
Добро дефинирана улога треба да даде јасен одговор на неколку суштински прашања: за што е одговорен вработениот, кои резултати се очекуваат од него, кои информации му се потребни за да ги постигне, што може да направи самостојно и кога одлуката преминува кај друго лице.
За HR ова е важна разлика. Не е доволно само да знаеме кој човек ја зазема позицијата. Треба да знаеме и што подразбира позицијата додека тој човек ја извршува.
Одговорност без овластување создава тесни грла
На вработен може да му биде доделена целосна одговорност за одредена работа, а истовремено да нема пристап до информациите или функциите што му се потребни за да ја заврши.
Тогаш започнува познатата низа: побарај податок од колега, почекај некој да отвори документ, побарај одобрување за нешто што реално припаѓа на твојата работа, испрати уште една порака, почекај уште еден одговор.
Проблемот тука не е во вработениот. Проблемот е во начинот на кој е поставена улогата.
Автономијата не значи сите да имаат пристап до сè. Напротив. Добро организирана компанија поставува доволно широк простор човекот непречено да ја извршува својата работа, но и доволно јасни граници за да знае каде завршуваат неговите овластувања.
Токму затоа привилегиите во деловниот систем не треба да се гледаат само како техничка поставка.
Тие се практичен одраз на одговорностите во организацијата.
Не е важно само кој има пристап, туку и што може да направи со него
„Има пристап“ е премногу широк поим.
Едно е вработениот да може да види одредена информација. Сосема друго е да може да креира нов запис, да измени постоечки податок, да одобри промена или да избрише нешто.
Токму затоа добро поставените кориснички привилегии треба да ја следат реалната поделба на работата.
Некој треба да има увид, но не и право на измена. Друг треба да може да креира или менува, но конечната потврда да ја направи друго лице. Трет, поради природата на својата функција, треба да има поширок пристап.
Ова е особено важно кај процесите во кои една активност поминува низ повеќе нивоа на одговорност.
Кога истиот човек може сам да креира, измени, одобри и заврши чувствителна деловна операција, организацијата губи една важна контролна точка. Затоа поделбата на одговорностите е еден од основните принципи на добро организирани деловни процеси.
Целта не е создавање дополнителна бирократија. Целта е контролата да постои таму каде што е потребна, а работата да остане едноставна таму каде што не е.
Привилегиите треба да ја следат улогата, а не навиката
Еден од посложените моменти не е кога нов човек доаѓа во компанијата. Тогаш обично внимателно се размислува што му е потребно.
Поголем ризик се промените што се случуваат подоцна.
Вработениот преминува во друг сектор. Добива повисока позиција. Презема нови одговорности. Привремено заменува колега. Работи на проект за кој му е потребен дополнителен пристап.
Со секоја промена се додава нешто ново.
Но дали се проверува што од старото повеќе не му е потребно?
Со текот на времето лесно може да се случи човек да акумулира пристапи кои повеќе немаат никаква врска со неговата сегашна работа.
Токму затоа зрелите организации управувањето со улогите го гледаат како процес што го следи целиот работен циклус на вработениот: неговото доаѓање во компанијата, промените на позицијата и одговорностите и, на крајот, заминувањето.
Промена на позиција не треба да значи само промена на називот во HR евиденцијата. Таа треба да отвори и едно едноставно прашање:
Што му е потребно на овој човек за новата улога – и што повеќе не му е потребно од претходната?
Јасно дефинирана улога, без разлика кој ја извршува
Во добро организирана компанија овластувањата не треба да зависат од тоа што низ годините сме му дозволиле на конкретен човек.
Подобро прашање е: што треба да може да прави лицето кое ја извршува оваа улога?
Разликата е значајна.
Луѓето се менуваат. Организацијата останува
Ако позицијата има јасно дефинирани одговорности, информации и овластувања, промената на вработен не бара повторно измислување на целиот процес. Новиот човек презема јасно поставена улога, а со неа и пристапот што му е потребен за работа.
Истото важи и кога компанијата расте. Она што функционирало со десетина луѓе, кога сите знаеле кој што прави и можеле да се договорат со еден разговор, многу потешко функционира со педесет, сто или неколку стотици вработени.
Колку повеќе расте организацијата, толку помалку може да се потпира на неформалното знаење за тоа „кој што смее“.
Кога HR податоците стануваат основа за подобри одлуки
Во оваа слика класичните HR информации воопшто не стануваат помалку важни. Напротив.
Податоците за работниот стаж, работното време, систематските прегледи, годишните одмори, слободните денови и различните видови отсуства ја даваат оперативната слика за вработениот.
Кога тие информации се точни, ажурирани и достапни на едно место, HR не мора да ја реконструира состојбата од различни табели, документи и пораки.
Но вредноста на податоците не е само во тоа да знаеме колку денови одмор му останале на некого.
Од нив можат да се забележат обрасци, да се планира расположливоста на тимовите, навреме да се следат обврски како систематски прегледи и да се донесуваат одлуки врз основа на реална состојба, наместо врз основа на претпоставка.
Тука HR постепено преминува од административна функција кон функција која му помага на менаџментот подобро да ја разбере и организира компанијата.
И вработениот треба да има јасна слика
Добрата организација не треба да биде видлива само за HR и менаџментот.
И вработениот треба да знае што се очекува од него, за што е одговорен и до кои информации има право на пристап.
Кога улогата е нејасна, често се појавуваат две крајности.
Или човекот постојано бара дозвола и потврда, затоа што не знае до каде може да оди самостојно, или презема активности за кои никогаш не било јасно договорено дека се во негов домен.
Ниту една од овие ситуации не е добра организација.
Јасната улога создава простор за самостојност. Вработениот знае каде може да донесе одлука, каде треба да вклучи друг колега и кои информации му стојат на располагање.
На тој начин контролата и автономијата не се спротивставени. Добро поставените граници всушност овозможуваат поголема самостојност во нив.
Улогите не се дефинираат еднаш засекогаш
Компаниите се менуваат. Се отвораат нови позиции, процесите се дигитализираат, одговорностите се прераспределуваат, а луѓето стекнуваат нови задачи.
Затоа ниту една добра систематизација не треба да се третира како завршена работа.
Вредно е периодично да се погледне организацијата не само низ прашањето „кој каде работи“, туку и низ прашањата што многу повеќе кажуваат за нејзиното секојдневно функционирање.
Дали одговорностите и овластувањата сè уште се усогласени? Дали вработените имаат пристап до информациите што им се потребни? Дали некој сè уште има пристап кој одамна престанал да му биде потребен? Дали постојат процеси во кои одговорноста е поделена меѓу повеќе луѓе, но никому не му е сосема јасно кој ја носи конечната одлука?
Одговорите на овие прашања често откриваат многу повеќе за организацијата од самата организациска шема.
Од евиденција на вработени до организиран систем
Добриот HR софтвер не треба само да ја замени евиденцијата што претходно се водела во табели и документи. Неговата вистинска вредност е во тоа што информациите за вработените ги поврзува со начинот на кој компанијата реално функционира – нивните улоги, одговорности и пристап до информации.
Затоа HR модулот во Collab е дел од поширокиот деловен систем. Во него може да се води евиденција за вработените и нивниот стаж, работното време, систематските прегледи, користењето слободни денови и годишни одмори, како и различните видови отсуства и потребните извештаи.
Истовремено, во системот може да се дефинираат корисничките привилегии – кој што може да гледа, креира, менува, уредува или брише – така што пристапот до информациите и функциите може да се усогласи со реалните одговорности на вработениот.
Затоа што добрата HR евиденција кажува кои се луѓето во компанијата.
Добро организираниот систем треба да покаже и која е нивната улога во неа.
