Е-фактура во Македонија: што значи и кого засега?
Во последниов период, терминот е-фактура сè почесто се спомнува, но за многу фирми сè уште не е јасно што точно значи и што реално ќе се промени во секојдневното работење.
Овој текст има една цел: јасно да објасни што е е-фактура, зошто се воведува и кои компании ќе бидат засегнати. Да даде јасна слика, без комплицирани термини и без шпекулации.
Како да го подготвите Вашиот бизнис за е-фактура?
Кога се зборува за е-фактурата, најчестото прашање што си го поставуваат фирмите е:
„Што треба да направам сега?“
Воведувањето на е-фактурата не е само техничка промена.
За многу фирми тоа значи нов начин на размислување, нови навики и појасна структура во работењето.
Добрата вест е дека подготовката не мора да биде комплицирана, ако се направи навреме и чекор по чекор.
Во продолжение ги издвојуваме најважните практични чекори што секоја фирма може да ги направи уште сега.
Е-фактура во пракса: влијание, заблуди и реални очекувања
Кога се зборува за е-фактура, често се појавуваат: страв, претпоставки и полуинформации.
Во овој текст ќе се задржиме на реалното влијание на е-фактурата, ќе ги расчистиме најчестите заблуди, и ќе објасниме што значи ова за малите фирми и сметководителите.
Што се случува со податоците по издавањето на е-фактура?
Кај традиционалното фактурирање, моментот на испраќање најчесто значи крај на обврската.
Фактурата е креирана, испратена и останува на примачот да ја внесе, провери и обработи.
Кога Вие издавате е-фактура наместо добавувачот?
Вообичаено, фактурата доаѓа од продавачот. Но, понекогаш има отстапки. Постојат ситуации каде што системот бара фактурата да ја креирате Вие.
Кога се зборува за фактурирање, повеќето компании имаат јасна претстава: продавачот издава фактура, купувачот ја прима.
Но, ова правило не важи секогаш. Постојат ситуации каде што системот бара фактурата да ја издаде – купувачот. Овој тип на документ се нарекува self-billed е-фактура ( самофактурурање).
Како изгледа е-фактурата во секојдневната работа?
Процесот останува ист во суштина но, начинот на кој се извршува се менува.
Од рачен во автоматизиран.
Од изолиран во поврзан.
Е-фактурата не е само техничка промена. Таа е промена во начинот на кој функционира бизнисот. И токму во секојдневната работа, таа прави најголема разлика.
Како се креира и испраќа е-Фактура?
Со воведувањето на системот за е-фактура, процесот на фактурирање добива сосема нова димензија. Наместо документ чија единствена цел е да биде испратен до примачот, е-фактурата претставува структуриран електронски документ кој е наменет за автоматска размена и обработка помеѓу информациските системи на деловните субјекти.
Во пракса, тоа значи дека успешното издавање на е-фактура повеќе не зависи исклучиво од точноста на финансиските податоци. Подеднакво важни се структурата на документот, правилното пополнување на задолжителните полиња и неговата техничка валидност.
Валидација на е-Фактура - последниот чекор пред да стане валиден електронски документ
Креирањето на е-Фактура е само првиот чекор во процесот на електронско фактурирање. За разлика од традиционалната фактура, која може веднаш да се испрати по нејзиното изготвување, кај системот за е-Фактура постои јасно дефиниран процес на проверка, потпишување и валидација пред документот да биде доставен до примателот.
Токму овој процес обезбедува сигурност, автентичност и доверба во електронската размена на фактурите.
е-Фактура чекор по чекор: Од креирање до испраќање
Преминот кон е-фактура претставува важен чекор во дигитализацијата на деловното работење. Наместо хартиени документи, компаниите ќе разменуваат електронски фактури преку националниот систем за е-фактура, што овозможува побрза, посигурна и поефикасна комуникација помеѓу деловните субјекти.
Иако на прв поглед изгледа како голема промена, креирањето и испраќањето на е-фактура не се разликува значително од досегашниот начин на работа. Со современ деловен софтвер, електронското фактурирање се одвива низ неколку јасни чекори, без непотребни дополнителни активности.
Од прием до прифаќање на е-Фактура
Испраќањето на е-Фактура е само едната страна од процесот. Секоја испратена е-Фактура од другата страна треба да биде примена, прегледана, а потоа прифатена или одбиена.
Како изгледа процесот на прием на е-Фактура? Каде ја гледате, како ја проверувате и што можете да направите со неа?
Еден софтвер. Цел процес. Подготвени за е-Фактура
е-Фактурата доаѓа како нова обврска за компаниите. Но ако ја гледаме само како нов начин на кој треба да се креира, испрати или прими една фактура, ја гледаме само најмалата слика.
Затоа, изборот на софтвер за е-Фактура не треба да се сведе само на прашањето како ќе ја испратите или примите фактурата.
Фактурата никогаш не била изолиран документ.
Зад неа има продажба или набавка. Производ или услуга. Купувач или добавувач. Залиха. Цена. Побарување или обврска. Наплата. Книжење. Извештаи. Податоци врз основа на кои утре треба да се донесе деловна одлука.
Затоа и е-Фактурата не треба да се решава како изолиран процес.
