Не секој трошок во работењето се гледа во финансиските извештаи како посебна ставка. Дел од трошоците се создаваат во самиот начин на кој секојдневно се извршува работата, во повторувањето, проверката, корекциите и времето потребно информацијата да стигне таму каде што е потребна.
Кај рачните процеси, оваа цена најчесто станува видлива дури кога ќе се погледне целиот процес, а не само една задача.
Фактура пристигнува по e-mail. Податоците се внесуваат во систем. Дел од нив подоцна се префрлаат во Excel табела. На крајот од месецот некој ги собира информациите од повеќе места за да подготви извештај. Ако бројките не се совпаѓаат, следуваат проверка, споредување и корекција.
Ниту една од овие активности, гледана одделно, не изгледа како значителен трошок.
Но кога истите постапки се повторуваат секој ден, на десетици или стотици документи и од повеќе вработени, нивната цена почнува да се мери во работни часови.
А работните часови се само дел од трошокот.
Дигитален документ не значи и дигитализиран процес
Голем дел од деловната документација денес веќе е дигитална. Документите пристигнуваат по e-mail, се чуваат како PDF, податоците се внесуваат во софтвер или се обработуваат во Excel.
Но начинот на кој информацијата се движи низ компанијата може и понатаму да остане рачен.
Ако податок од еден документ треба повторно да се внесе во друг систем, потоа да се префрли во табела и на крај рачно да се спои со други податоци за да се добие извештај, документот е дигитален — процесот не е.
Токму оваа разлика станува важна кога се мери реалната ефикасност на работењето.
OECD во најновата анализа за дигиталната трансформација на малите и средни претпријатија во Северна Македонија укажува дека користењето дигитални алатки само по себе не е доволно. Поголемите ефекти врз продуктивноста се поврзани со нивната интеграција во деловните процеси и со способноста податоците да се користат во секојдневното работење и одлучување.
Прашањето, затоа не е само колку дигитални алатки користи една компанија, туку колку рачни чекори остануваат меѓу информацијата што веќе ја има и информацијата што реално може да ја употреби.
Колку пати плаќате за истиот податок?
Замислете еден податок од влезна фактура.
Првиот вработен го внесува. Друг го користи во сопствена евиденција. Подоцна се префрла во табела за анализа. Пред подготовката на извештајот некој проверува дали се совпаѓа со информацијата во системот.
Компанијата не го обработила тој податок еднаш. Потрошила време на него неколкупати.
Колку е поголем обемот на работењето, толку оваа разлика станува позначајна. Неколку минути дополнителна работа на еден документ се речиси незабележливи. Истите неколку минути на стотици или илјадници документи годишно веќе претставуваат процес што вреди да се измери.
Трошокот не е само во внесувањето. Туку и во проверката.
Рачната обработка создава уште една категорија работа која лесно останува незабележана: проверката.
Која верзија е последна? Дали сите документи се внесени? Зошто бројката во извештајот не се совпаѓа со онаа во табелата? Кој податок е точен?
Во тој момент компанијата веќе не троши време за да создаде нова информација. Троши време за да утврди дали може да ѝ верува на информацијата што веќе ја има.
Истражување на McKinsey за управување со основни деловни податоци покажува колку овој дел од работата може да биде значаен: 82% од испитаниците навеле дека трошат еден или повеќе дена неделно на решавање проблеми со квалитетот на податоците, а 66% користеле рачни проверки за нивно следење и управување. Меѓу најчестите проблеми биле нецелосни, неконзистентни и неточни податоци.
Овие бројки не можат едноставно да се пресликаат на секоја компанија, но покажуваат нешто важно: проверката и усогласувањето на податоците се реална деловна активност со реален трошок.
А кога при проверката ќе се открие грешка, работата не завршува со нејзиното исправување. Треба да се утврди од каде потекнува, кој е точниот податок и дали погрешната информација веќе била употребена на друго место. Потоа следуваат корекција и, во зависност од процесот, повторна проверка.
Така една мала грешка може да создаде неколку дополнителни активности. А кога исти податоци се чуваат на повеќе места, се појавува уште едно прашање: која верзија на информацијата е точна?
Точна информација што доаѓа предоцна
Ова е трошок што е уште потешко може да се види.
Еден извештај може да биде целосно точен. Но, ако за неговата подготовка се потребни неколку дена рачно собирање и усогласување на податоците, прашањето е колкава е неговата вредност во моментот кога ќе пристигне до човекот што треба да донесе одлука.
Состојбата на залихите е најкорисна пред да недостига производ.
Информацијата за ненаплатените побарувања е најкорисна додека сè уште може навреме да се реагира.
Податокот за раст на трошоците е повреден додека постои можност да се влијае врз нив.
Затоа квалитетот на деловните податоци не се сведува само на нивната точност. Важни се и нивната комплетност, конзистентност и навременост.
Точната информација има најголема деловна вредност кога е достапна во моментот кога треба да се донесе одлука.
Процесот што функционирал вчера не мора да биде добар и денес
Рачното работење само по себе не е проблем.
За компанија со мал број документи, една локација и едноставни процеси, рачното внесување или дополнителна Excel табела може да бидат сосема рационално решение.
Проблемот најчесто се појавува постепено. Расте бројот на клиенти. Се зголемува бројот на документи. Се отвора нова локација. Повеќе луѓе работат со исти информации. Се појавува потреба од почести и подетални извештаи.
Процесот останува ист, но обемот за кој треба да се грижи веќе не е.
Тогаш нешто што порано одземало дваесет минути почнува да бара два часа. Од една табела станува пет. А информацијата што порано можела лесно да се провери сега треба да се бара на повеќе места.
Рачниот процес станува скап кога обемот и сложеноста на работењето ќе ја надминат неговата способност да остане брз, точен и контролиран.
Пред да го менувате процесот, измерете го
Не секој рачен чекор треба да се автоматизира и не секој процес треба да се менува.
Но вреди да се знае колку чини.
За почеток, доволно е во текот на една работна недела да се следи:
колку пати исти податоци се внесуваат на повеќе места;
колку време се троши на собирање информации за извештаи;
колку време се троши на проверка и усогласување;
колку корекции се прават поради погрешни или нецелосни податоци;
колку пати вработен мора да побара информација од колега затоа што не може директно да ја добие;
колку процеси чекаат некој претходно рачно да собере или обработи податоци.
Потоа основниот трошок може приближно да се пресмета:
потрошени работни часови × реален трошок на работен час
Но, ни таа бројка нема да ја покаже целата цена.
Во неа нема да биде пресметана вредноста на информацијата што пристигнала предоцна, одлуката што морала да почека или проблемот што можел да биде забележан порано.
Затоа понекогаш најважното прашање не е:
„Колку време ни одзема оваа работа?“ туку „Зошто оваа работа воопшто мора да ја правиме повеќепати?“
