Речиси секоја компанија започнува со Excel.
Во почетокот една табела е доволна за евиденција на продажба, трошоци, залихи или финансии. Со текот на времето се појавуваат нови табели, нови податоци и нови потреби. Она што некогаш било едноставно решение, постепено станува сè потешко за управување.
Excel со години е една од најкористените алатки во компаниите. И тоа не е случајно. Тој е едноставен, достапен и исклучително корисен за голем број секојдневни задачи.
За многу мали компании тоа е сосема доволно.
Но, како што расте бизнисот, расте и обемот на податоци, бројот на вработени, документите и секојдневните активности. Во тој момент не се менува Excel туку се менуваат потребите на компанијата.
Прашањето повеќе не е дали Excel е добра алатка, прашањето е дали сè уште е доволна алатка.
Еден едноставен пример:
Замислете компанија со пет вработени, две продавници и неколку различни Excel табели. Секоја табела има своја намена – продажба, набавка, залихи, финансии, побарувања или извештаи. Во почетокот тоа функционира сосема добро и никој не размислува дека може да биде поинаку.
Но, како што расте компанијата, расте и времето потребно за проверка на податоците, споредување различни верзии на табелите и пронаоѓање на точната информација. Во еден момент најголемиот предизвик повеќе не е внесувањето податоци, туку сигурноста дека сите работат со исти, точни и ажурни информации.
Excel не престанува да биде корисен – едноставно престанува да биде доволен.
Како да препознаете дека сте стигнале до тој момент?
Постојат повеќе верзии од истата табела: „Финална.xlsx“; „Финална_нова.xlsx“;„Финална_последна.xlsx“… А потоа следува прашањето: Која е точната верзија?
Кога повеќе луѓе работат со исти податоци, лесно може да се случи секој да има различна копија. Наместо едно сигурно место за информациите, се создаваат повеќе верзии, а тоа често води до забуни, дополнителни проверки и губење време.
Истите податоци се внесуваат повеќепати
Продажбата се евидентира на едно место, фактурите на друго, залихите на трето.
Истите информации повторно се внесуваат во различни табели, што одзема време и ја зголемува можноста за грешка.
Колку повеќе рачно внесување има, толку е поголем ризикот некој податок да биде пропуштен или погрешно внесен.
За секој извештај е потребно дополнително време
Месечните извештаи не се достапни веднаш. Некој треба да ги собере податоците, да ги провери, да ги спореди и да ги подготви.
Додека извештајот биде готов, дел од информациите веќе можеби не се актуелни, а одлуките се носат врз основа на податоци што веќе се промениле.
Бизнисот расте, а контролата се намалува
Со растот на бизнисот има повеќе клиенти, повеќе документи, повеќе вработени, повеќе локации. Со растот на компанијата не расте само обемот на работа, расте и потребата сите информации да бидат поврзани, точни и достапни во секој момент. Кога податоците се распоредени во повеќе табели, одржувањето на таа контрола станува сè потешко.
Заклучок
Excel не е проблемот. Напротив, тој е одлична алатка и уште долго ќе остане дел од секојдневното работење во многу компании.
Но, кога бизнисот ќе достигне одредена големина, потребно е решение што ќе ги поврзе податоците, документите и деловните процеси на едно место.
Не затоа што Excel е лош, туку затоа што успешниот бизнис едноставно има поинакви потреби.
Препознавањето на тој момент е првиот чекор кон подобра организација, побрзо донесување одлуки и поголема контрола врз работењето.
Често поставувани прашања:
Дали Excel е доволен за мал бизнис?
Да. За многу мали компании Excel е практично и ефикасно решение. Додека обемот на работа е мал, а процесите се едноставни, тој може успешно да ги покрие секојдневните потреби.
Кога е време да се премине на ERP систем?
Не постои точен број на вработени или документи. Најчесто тоа е моментот кога рачното внесување податоци, проверката на различни табели и подготовката на извештаи почнуваат да одземаат премногу време и да го забавуваат работењето.
Кои се најчестите ограничувања на Excel во компаниите?
Со растот на компанијата најчесто се појавуваат повеќе верзии од исти табели, повторно внесување на исти податоци, потешкотии при подготовка на извештаи и ограничен увид во информациите во реално време.
Дали ERP системот целосно го заменува Excel?
Не секогаш. Во многу компании Excel и понатаму се користи за дополнителни анализи, пресметки или специфични извештаи. Разликата е што податоците повеќе не се одржуваат рачно во повеќе табели, туку доаѓаат од едно централно место.
