е-Фактура: Што може да го спречи фактурирањето и покрај добриот софтвер?
Изборот на софтвер за е-Фактура е важна одлука. Но дали со неговата набавка или активирање компанијата навистина е подготвена за електронско фактурирање?
Замислете ситуација во која софтверот е инсталиран, вработените се подготвени да започнат со работа, а првата фактура не може успешно да се испрати. Причината не мора да биде во самиот софтвер. Може да недостига соодветно овластување, да постои проблем со дигиталниот сертификат или некој од техничките предуслови да не е исполнет.
Подготвеноста за е-Фактура не завршува со изборот на софтвер. Следуваат неколку чекори за проверка на условите во кои тој треба да функционира.
Регистрација и овластувања за користење на е-Фактура
Пред компанијата да започне со електронско фактурирање, потребно е да ги исполни условите за пристап и користење на системот на Управата за јавни приходи.
Според насоките за тестирање, процесот опфаќа доделување овластување и соодветни привилегии преку еУЈП, прифаќање на овластувањето преку линк добиен по е-пошта, најава на веб-платформата за е-Фактура и регистрација на валиден дигитален сертификат. Истите чекори се предвидени и за продукциското работење.
Важно е да се разбере дека регистрацијата на компанијата и овластувањето на лицата што ќе работат со е-Фактура не се исто што и успешна техничка интеграција.
Компанијата треба навреме да утврди кој ќе биде одговорен за регистрацијата, кој ќе има овластување за работа со системот и кој ќе ја проверува исправноста на поставените пристапи. За секоја операција е потребна соодветна привилегија; ако таа не е доделена, корисникот нема да може да ја изврши операцијата.
Дали компјутерите во компанијата ги исполнуваат техничките предуслови?
Ова е прашање што лесно може да остане во втор план.
Компаниите често ја проверуваат функционалноста на софтверот, но не секогаш и техничкото опкружување во кое ќе се користи.
Оперативниот систем, неговата верзија, интернет-прелистувачот и дополнителните компоненти потребни за дигитално потпишување можат да влијаат врз начинот на кој функционира конкретното решение.
На пример, постар оперативен систем може да нема поддршка за одредени современи безбедносни компоненти. Застарен прелистувач може да создаде проблеми со компатибилноста, додека неправилно инсталиран драјвер за сертификат може да го отежне или спречи потпишувањето.
Сепак, не постои едно универзално правило според кое секој софтвер за е-Фактура има исти системски барања.
Затоа компанијата треба да ги провери техничките барања на решението што ќе го користи, наместо да претпостави дека секој постоечки компјутер ги исполнува потребните услови.
Кај софтверските решенија на Акцент, поддржани се Windows (верзија 10 или понова) и Linux. За дигитално потпишување, зависно од начинот на работа, може да бидат потребни дополнителни компоненти како Browser Plugin и NativeApp. Потребната конфигурација зависи од конкретниот клиент и начинот на имплементација.
Дигиталниот сертификат мора да биде правилно поставен
Дигиталниот сертификат е еден од клучните елементи во процесот на електронско фактурирање.
Но поседувањето сертификат не значи автоматски дека тој е правилно поставен и подготвен за користење.
Потребно е да се провери неговата валидност, поврзаноста со овластеното лице, начинот на користење и компатибилноста со избраното софтверско решение. При потпишување треба да се провери и на кого е издаден сертификатот: тој треба да биде за физичко лице (без ЕДБ) или за ЕДБ на компанијата во чие име се потпишува. Сертификат издаден за друга фирма може да го спречи потпишувањето.
Посебно внимание заслужува приватниот клуч што се користи при дигиталното потпишување. Начинот на негово чување и пристап до него е важен безбедносен аспект што компанијата треба да го разбере пред да започне со работа.
Не е доволно само сертификатот да функционира. Важно е и да биде соодветно заштитен. Ако сертификатот истече или треба да се замени, постоечкиот може да се деактивира во е-Фактура системот и да се регистрира нов, валиден сертификат.
Дали е проверена поврзаноста со системот на УЈП?
Кога е-Фактурата се користи преку постоечки ERP или друг деловен софтвер, важна е правилната комуникација меѓу системите.
УЈП предвидува техничка интеграција преку API интерфејс, а за време на тестирањето веќе беа проширувани функционалностите и менувани делови од техничките спецификации.
Тоа значи дека успешната интеграција не е само еднократно поврзување.
Потребно е да се провери дали софтверот правилно ги подготвува и испраќа податоците, ги обработува одговорите од системот и ги поддржува потребните операции.
Дополнително, зависно од техничката архитектура, мрежните поставки, ограничувањата за пристап или прекините во комуникацијата можат да влијаат врз размената на податоци. Во сегашната фаза пристапот до платформата е дозволен само од Македонија. Ова ограничување треба да го имаат предвид компаниите што работат од странство или имаат корисници надвор од земјата.
Компанијата треба да знае не само дали системите се поврзани, туку и како се препознава проблем кога комуникацијата нема да се реализира успешно. При неуспешна комуникација системот може да врати грешка или известување за истечено време за одговор (timeout).
Со една успешно испратена фактура не значи дека целиот процес е тестиран
Успешното испраќање тест-фактура е важна потврда, но електронското фактурирање опфаќа повеќе операции.
Во рамки на тестирањето, УЈП овозможи проверка на креирање, испраќање, преземање, прифаќање, одбивање и сторнирање на е-Фактура.
Затоа подготовката не треба да се ограничи само на сценариото во кое сè функционира правилно.
Што се случува ако фактурата не помине валидација? Како корисникот дознава дека документот е одбиен? Дали е јасно која постапка следува и кој треба да ја преземе? Кога ќе се појават грешки при валидацијата, потребно е тие да се исправат пред повторно да се изврши операцијата.
Овие прашања се особено важни за компаниите што обработуваат поголем број фактури и имаат повеќе лица вклучени во процесот.
Добро тестиран процес е оној во кој се проверува и што се случува кога некоја операција нема да заврши успешно.
Кој е одговорен кога нешто нема да функционира?
Техничката подготвеност има и организациска страна.
Во една компанија фактурите може да ги креира продажбата, да ги контролира сметководството, а техничката поддршка да ја обезбедува ИТ одделот или надворешен софтверски партнер.
Но што се случува кога фактурата не може да се испрати?
Дали вработениот знае кому треба да се обрати? Кој проверува дали проблемот е поврзан со сертификатот, овластувањето, податоците или комуникацијата со системот? Кој одлучува како ќе се продолжи со работењето?
Нејасно распределените одговорности можат да го продолжат времето потребно за решавање на проблемот, дури и кога техничкото решение е исправно.
Затоа, пред почетокот на користењето, компанијата треба да има јасно определени одговорности и постапка за пријавување и решавање технички проблеми. При пријавување проблем корисно е да се достават еУЈП ИД, ЕДБ, сериски број на сертификатот и, кога се работи за конкретен документ, неговиот ЕУИД. Во зависност од причината, проблемот може да биде технички или поврзан со деловните правила.
Што се случува кога техничките спецификации ќе се променат?
Во текот на развојот и тестирањето на системот е-Фактура, УЈП веќе објавуваше измени и дополнувања на функционалностите и техничките спецификации.
Тоа е важна информација за секоја компанија што планира долгорочно користење на електронското фактурирање.
Софтверот што денес успешно комуницира со системот треба да се одржува и усогласува со применливите промени.
Затоа, при изборот на софтверско решение, важно е да се знае кој ги следи официјалните технички измени, кој ги имплементира потребните прилагодувања и како корисниците се информираат за нив. Измените се објавуваат на официјалната Wiki-страница, а нивната примена се проверува преку тест-околината.
Техничката подготвеност не е само состојба што се постигнува еднаш. Таа бара континуитет и тоа е нешто што треба да го земете предвид кога одлучувате со кое софтверско решение ќе работите.
Дали е обезбедено долгорочно чување на е-Фактурите?
Техничката подготвеност опфаќа и навремено планирање на електронската архива. Чувањето на е-Фактурите не подразбира само зачувување PDF-документи за преглед, туку чување во оригиналната електронска форма, со потребните елементи и придружни податоци што овозможуваат проверка на нивната автентичност и интегритет.
Компанијата треба да знае каде ќе ги чува документите, како ќе обезбеди резервни копии и пристап до нив во текот на применливиот законски рок, како и колку долго тие ќе бидат достапни за преземање преку системот на УЈП.
За компаниите што немаат сопствена инфраструктура, Акцент нуди и можност за изнајмување серверски простор. Изборот на начинот на чување треба да ги земе предвид обемот на документи, безбедноста и долгорочната достапност.
Проверете ја подготвеноста пред првата е-Фактура
Пред компанијата да започне со редовно електронско фактурирање, корисно е да може да одговори на следните прашања:
Дали се завршени потребните регистрации и овластувања во УЈП?
Дали компјутерите, оперативните системи и прелистувачите ги исполнуваат барањата на избраното софтверско решение?
Дали дигиталниот сертификат е валиден, правилно поставен и безбедно заштитен?
Дали е проверена комуникацијата со системот на УЈП?
Дали се тестирани испраќање, прием и постапување при неуспешни операции?
Дали вработените знаат кои се нивните одговорности?
Дали постои јасна постапка за техничка поддршка?
Дали е обезбедено одржување и усогласување со идните технички промени?
Дали е обезбедено чување на оригиналните електронски фактури, со потребните елементи, резервни копии и доволен простор?
Оваа проверка не ја заменува официјалната документација на УЈП ниту техничките барања на конкретното софтверско решение. Но може да помогне навреме да се откријат пропусти што инаку би станале видливи дури при секојдневното работење.
Сигурноста не е само во софтверот, туку и во луѓето што стојат зад него
Воведувањето е-Фактура не е едноставна промена, туку процес во кој компанијата треба да добие соодветна поддршка од софтверскиот добавувач кога ќе ѝ биде потребна. Затоа, покрај функционалностите, важни се искуството, континуитетот и одговорноста на софтверскиот партнер.
Со повеќе од 30 години искуство во развојот и имплементацијата на деловни софтверски решенија, Акцент обезбедува локална стручна поддршка и тим што стои зад решенијата кои ги користат нашите клиенти. Нашата цел не е само компаниите да започнат со е-Фактура, туку да имаат партнер на кој можат да се потпрат и во секојдневното работење.
