Од прием до прифаќање на е-Фактура
Испраќањето на е-Фактура е само едната страна од процесот. Секоја испратена е-Фактура од другата страна треба да биде примена, прегледана, а потоа прифатена или одбиена.
Како изгледа процесот на прием на е-Фактура? Каде ја гледате, како ја проверувате и што можете да направите со неа?
Пристигна е-Фактура, што следува?
Кога вашата компанија ќе прими е-Фактура, таа е достапна за преглед и понатамошна обработка.
Наместо документот да пристигне по е-пошта, а потоа рачно да се презема, внесува или префрла во друг систем, примената е-Фактура може да стане дел од постојниот работен процес.
Корисникот може да ја отвори фактурата, да ги прегледа податоците и да одлучи како ќе постапи со неа.
Токму тука е важната разлика помеѓу примање и прифаќање на е-Фактура.
Фактурата може да биде примена, но тоа не значи дека со самото пристигнување е и прифатена.
За корисниците на софтверските решенија на Акцент, приемот и обработката на е-Фактура се дел од истиот систем во кој веќе работат. Тоа значи дека во истиот софтвер во кој креирате и испраќате е-Фактури, можете да ги прегледате примените фактури и да одлучите дали ќе ги прифатите или одбиете.
Преглед и проверка на примената е-Фактура
Пред да се прифати е-Фактурата, важно е да се проверат податоците што ги содржи.
Во зависност од начинот на работа во компанијата, тоа може да подразбира проверка на добавувачот, износите, ставките и другите податоци поврзани со конкретната деловна трансакција.
Дури по проверката се носи одлука што понатаму ќе се направи со примената фактура.
Практично, процесот изгледа едноставно:
Прими – Прегледај – Провери – Прифати или одбиј
Како се прифаќа е-Фактура?
Доколку по проверката е утврдено дека фактурата е во ред, корисникот може да ја прифати.
Со преземањето на оваа акција, фактурата добива соодветен статус и постои јасна информација дека примателот постапил по неа.
Ова е особено важно кај компании кои секојдневно работат со голем број влезни фактури. Наместо дополнително да се проверува дали некој ја видел или обработил фактурата, нејзиниот статус дава информација за тоа каде се наоѓа во процесот.
Што ако е-Фактурата не треба да се прифати?
Примената е-Фактура може да биде и одбиена.
Доколку при проверката се утврди дека фактурата не треба да биде прифатена, корисникот може да постапи соодветно и да ја одбие, со наведување на причината за тоа.
Со тоа и одбивањето станува дел од дигиталниот процес и останува информација за статусот на документот.
Наместо дополнителното следење да се води преку телефонски разговори, пораки, е-пошта или одделни табели, информацијата за тоа како е постапено со фактурата е поврзана со самиот документ.
Како се следи статусот на е-Фактура?
Една од важните карактеристики на процесот е можноста да се следи статусот на е-Фактурата.
На тој начин не гледате само дека е-Фактурата е примена, туку и дали по нејзиниот преглед е прифатена или одбиена.
Системот предвидува различни статуси поврзани со целиот животен циклус на е-Фактурата. За компанијата која ја прима фактурата, најважно е да има јасен преглед на примените документи и информација како е постапено со нив.
Така статусот станува практична информација за секојдневното работење, особено кога компанијата обработува поголем број влезни фактури.
Зошто е важно приемот да биде дел од софтверот во кој веќе работите?
Кога компанијата прима неколку фактури, нивното следење можеби изгледа едноставно.
Но кога секојдневно пристигнуваат десетици или стотици документи, важно е да постои јасен процес: што е примено, што е проверено, што е прифатено, што е одбиено и што сè уште бара внимание.
Токму затоа е важно е-Фактурата да не стане уште еден изолиран процес кој корисниците треба дополнително да го следат.
Со софтверските решенија на Акцент, работата со примените е-Фактури може да биде дел од системот во кој компанијата веќе го води своето секојдневно работење.
Од испраќање до прием – еден поврзан процес
Е-Фактура не е само замена на хартиената или PDF фактура со електронски документ.
Се менува целиот процес на размена и обработка на фактурите.
Од креирањето и проверката, преку испраќањето, па сè до приемот, прегледот, прифаќањето или одбивањето, различните чекори стануваат дел од поврзан дигитален процес.
За корисниците на Акцент, идејата е едноставна:
Еден софтвер. Цел процес.
Најчести прашања за примање е-Фактура
Дали примена е-Фактура значи и прифатена е-Фактура?
Не. Приемот и прифаќањето се различни чекори. Откако е-Фактурата ќе биде примена, може да се прегледа и потоа да се преземе соодветната акција.
Може ли да одбијам примена е-Фактура?
Да. Доколку фактурата не треба да биде прифатена, постои можност за нејзино одбивање.
Може ли да го следам статусот на е-Фактурата?
Да. Статусот овозможува да се следи како е постапено со фактурата во текот на процесот.
Дали корисниците на Акцент мора да работат во посебен систем за примените е-Фактури?
Работата со примените е-Фактури може да се одвива преку софтверските решенија на Акцент, со цел процесот да биде дел од работното опкружување што корисникот веќе го користи.
Продолжете со следниот чекор
Ако сакате да го проследите целиот процес на е-Фактура, прочитајте и „е-Фактура чекор по чекор – од креирање до испраќање“ и „Процес на валидација на е-Фактура“.
