Кога се зборува за е-фактурата, најчестото прашање што фирмите си го поставуваат е: Што треба да направам сега?
Воведувањето на е-фактурата не е само техничка промена.
За многу фирми тоа значи нов начин на размислување, нови навики и појасна структура во работењето.
Добрата вест е дека подготовката не мора да биде комплицирана, ако се направи навреме и чекор по чекор.
Во продолжение ги издвојуваме најважните практични чекори што секоја фирма може да ги направи уште сега.
Разјаснете што точно значи е-фактурата за вашата фирма
Првиот чекор не е софтвер, туку разбирање. Наместо обид да се реши сè одеднаш, многу е поважно да се добие јасна слика за моменталната состојба: како се издаваат фактурите денес, кој е вклучен во процесот и каде најчесто настануваат застои или грешки. Оваа почетна анализа често открива дека дел од подготовката веќе е направена, само не е систематизирана.
Паралелно со тоа, корисно е секоја фирма да си постави неколку основни прашања:
дали фактурите се издаваат редовно и навреме, дали податоците се конзистентни, колку често има корекции и колку време одзема целиот процес. Овие прашања не се технички, тие се практични и помагаат да се разбере што навистина треба да се подобри.
Затоа е важно да знаете:
• дали издавате фактури кон други фирми;
• колку често фактурирате;
• дали имате повеќе продажни места или само едно.
Овие информации ќе ви помогнат полесно да го изберете соодветниот начин на имплементација.
Вклучете го сметководителот уште на почеток
Без разлика дали станува збор за внатрешно или надворешно сметководство, сметководителите се клучни во целиот процес. Тие:
• најдобро го познаваат вашето работење;
• знаат каде најчесто се јавуваат грешки;
• и имаат искуство со регулативи и рокови.
Пред да донесете каква било одлука, разговарајте со вашиот сметководител:
• како тие гледаат на е-фактурата;
• што би им го олеснило работењето;
• кои податоци им се најважни.
Најуспешните имплементации на е-фактура се оние каде фирмата и сметководителот работат како тим.
Проверете како моментално ги издавате фактурите
Направете кратка реална слика:
• Дали фактурирате рачно, во Excel или преку софтвер?
• Дали податоците се конзистентни (исти артикли, исти цени, исти даночни стапки)?
• Колку време ви одзема издавањето и проверката на фактури?
Е-фактурата бара поголема точност, но за возврат носи:
• помалку грешки;
• помалку доработка;
• помалку недоразбирања.
Колку порано ги средите основните податоци, толку полесен ќе биде преминот.
Следниот важен чекор е проверка на тековниот софтвер или начин на работа ( доколку користите).
Дали постојното решение може да се прилагоди на новите барања?
Дали податоците што се внесуваат се доволно прецизни и структурирани?
И, можеби најважно, дали софтверот ја олеснува работата или создава дополнителен товар?
Подгответе се технички – без брзање
Не секоја фирма има исти потреби.
Некои ќе користат:
• постоечки софтвер со надградба;
• други ќе воведат ново решение;
• трети ќе започнат со поедноставен модел.
Важно е:
• решението да е усогласено со регулативата;
• да овозможува точни и навремени податоци;
• да не создава дополнителен товар за вработените.
Целта на оваа законска регулатива е да ја олесни работата, не да ја комплицира.
Оставете време за адаптација
И на крај, доаѓа прашањето што многумина го одложуваат: кога е вистинското време за акција?
Одговорот најчесто е, порано отколку што мислиме.
Не за имплементација по секоја цена, туку за информирање, тестирање и планирање. Фирмите што си оставаат време за адаптација, минуваат низ промената со многу помал притисок и со поголема контрола.
Подготовката за е-фактурата не треба да биде извор на нервоза.
Со јасен пристап, вистински прашања и навремена проверка на процесите, таа станува логичен и управлив чекор напред.
Како и секоја промена, и оваа бара време.
Планирајте:
• период за тестирање;
• време за прилагодување на вработените;
• простор за прашања и мали грешки.
Е-фактурата не треба да се доживува како закана, туку како можност:
• за почисти податоци;
• подобра комуникација;
• и појасни процеси.
Со навремена подготовка и консултација со нашиот тим, преминот може да биде мирен и логичен чекор напред.
Доколку сакате навремено и мирно да се информирате што значи е-фактурата за вашето работење, разговарајте со нас и информирајте се што значи е-фактурата за вашиот бизнис.
